Privacyreglement voor Bewoners

Artikel 1. Doelstelling

Het woon- en zorgcentrum Sint-Antonius (hierna: het “WZC”) hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van zijn bewoners. Via dit Privacyreglement wil het WZC zijn bewoners dan ook zo volledig mogelijk informeren over de wijze waarop binnen de zorgvoorziening wordt omgegaan met de persoonsgegevens die het over hen verzamelt en verwerkt. In dit Privacyreglement wordt onder meer verduidelijkt op welke wijze de persoonsgegevens van bewoners binnen de zorgvoorziening worden verwerkt en hoe de bewoner controle kan uitoefenen op deze verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

Dit reglement werd opgesteld in uitvoering van:

• de Gecoördineerde wet van 10 juli 2008 op de ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen (hierna: de “Ziekenhuiswet”) en Bijlage A. III., artikel 9quater van het Koninklijk Besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd;
• de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: de “Privacywet”), en haar uitvoeringsbesluiten, met name het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001; en
• vanaf 25 mei 2018: Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna: de “GDPR”), en haar uitvoeringswetten en -besluiten.

Artikel 2. Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• Persoonsgegevens: iedere vorm van informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een bewoner. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer (bv. het Rijksregisternummer), locatiegegevens, een online identificator (bv. een IP-adres) of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
• Persoonsgegevens over de gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;
• Anonieme gegevens: alle gegevens die niet (meer) met een geïdentificeerde of identificeerbare persoon in verband kunnen worden gebracht en die dus geen persoonsgegevens (meer) zijn;
• Gepseudonimiseerde persoonsgegevens: persoonsgegevens die op zodanige wijze verwerkt worden dat ze niet meer aan een specifieke natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt, mits deze aanvullende gegevens apart worden bewaard en technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon worden gekoppeld. Het gaat dus niet om anonieme gegevens, aangezien de natuurlijke persoon na pseudonimisering nog wel identificeerbaar is;
• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, samengesteld en bewaard op een logische gestructureerde wijze die een systematische raadpleging toelaat, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze;
• Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, combineren, alsook het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens;
• Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt;
• Bewerker: de persoon die onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd is om de gegevens te verwerken;
• Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder onder het rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke te staan;
• Ontvanger: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan aan wie/waaraan persoonsgegevens worden verstrekt;
• Bewoner: de natuurlijke persoon, opgenomen of behandeld in het woon- en zorgcentrum;
• Toestemming van de bewoner: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, waarmee de bewoner of zijn wettelijke vertegenwoordiger door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling aanvaardt dat persoonsgegevens betreffende die bewoner worden verwerkt.

Artikel 3. Toepassingsgebied 

Dit reglement is van toepassing op de in de artikelen 4, 5 en 6 van dit reglement omschreven verwerkingen van persoonsgegevens van bewoners binnen het WZC Sint-Antonius, Hoogstraat 52, 1930 Zaventem, samengesteld of uitgevoerd door haar werknemers en/of zelfstandige beroepsbeoefenaars.

Artikel 4.  Categorieën van personen van wie gegevens verwerkt worden

Het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens geldt, overeenkomstig de artikelen 20 en 25 van de Ziekenhuiswet, voor alle bewoners van het WZC Sint-Antonius, Hoogstraat 52, 1930 Zaventem. Persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, worden – door de zelfstandige beroepsbeoefenaars en/of de werknemers van het WZC – ingezameld bij de bewoner zelf, tenzij een andere inzamelingswijze zich opdringt in functie van de doeleinden van de verwerking of tenzij de bewoner zelf niet in staat is om de gegevens te bezorgen.

Artikel 5.  De aard van de verwerkte gegevens en de manier waarop ze worden verkregen

De binnen het WZC Sint-Antonius, Hoogstraat 52, 1930 Zaventem, verwerkte persoonsgegevens van bewoners zijn de volgende:

• identificatiegegevens, waaronder het rijksregisternummer
• financiële en administratieve gegevens met betrekking tot opname en facturatie, waaronder het lidmaatschap van het ziekenfonds
• medische, paramedische en verpleegkundige gegevens, opgesplitst in volgende modules:
  • medische module
  • verpleegkundige module
  • paramedische module
  • geneesmiddelenverstrekkingsmodule
• sociale gegevens
• andere gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet (gerechtelijke gegevens).

Artikel 6. Verwerkingsdoeleinden en wettelijk kader

§1. De verwerking van de persoonsgegevens van bewoners is op grond van de artikelen 6 en 9 van de GDPR onder meer mogelijk in het kader van:

• de verstrekking van gezondheidszorgdiensten zoals bedoeld in de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de bewoner;
• de bepalingen van de Ziekenhuiswet (met name de artikelen 20 en 25);
• de wet op de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, gecoördineerd op 14 juli 1994;
• rechtsvorderingen; of
• een uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming van de bewoner, voor zover de toestemming voor de verwerking van bewonergegevens overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van de GDPR vereist is.

Binnen de grenzen van dit wettelijk kader hebben de verwerkingen van persoonsgegevens van bewoners binnen het WZC Sint-Antonius met name één of meer van de volgende doeleinden voor ogen:

• Bewonerszorg: het verrichten van preventieve geneeskunde of het stellen van een medische diagnose, het verstrekken van (medische, paramedische, verpleegkundige en sociale) zorg of behandelingen aan de betrokkene of een verwant of het beheer van de gezondheidsdiensten, in het belang van de betrokkene;
• Bewonersadministratie: het opvolgen van verblijf en behandeling van bewoners met het oog op facturatie;
• Bewonersregistratie: het registreren van medische gegevens en verblijfsgegevens van bewoners voor interne door de overheid opgelegde doeleinden, evenals voor onderzoeks- en beleidsdoeleinden;
• Geneesmiddelenbeheer: verwerkingen met betrekking tot het voorschrijven en afleveren van geneesmiddelen;
• Klachtenbehandeling: het registeren van persoonsgegevens van bewoners en/of hun vertrouwenspersonen teneinde te kunnen bemiddelen bij de aangebrachte klachten. Het registeren van klachten;
• Zorgkwaliteit: verzameling en verwerking van alle gegevens met betrekking tot medische en paramedische diagnostische en therapeutische praktijken toegediend aan de bewoners met als doel de zorgkwaliteit te verbeteren;
• Wetenschappelijke registratie: de registratie van (medische) persoonsgegevens die een epidemiologisch, wetenschappelijk en/of beheersmatig karakter hebben met het oog op doelstellingen over research, onderwijs of objectieven, opgelegd door de federale of regionale overheden;
• Orgaandonatie: het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 houdende de lokale donorcoördinatie;
• …

§2. In geen geval zullen andere persoonsgegevens in deze verwerkingen worden opgenomen dan deze die noodzakelijk zijn voor de doeleinden weergegeven in §1 én zullen deze persoonsgegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

Artikel 7. De verwerkingsverantwoordelijke en de personen die namens de verantwoordelijke kunnen optreden

§1. Het woon- en zorgcentrum Sint-Antonius, Hoogstraat 52, 1930 Zaventem, tel. 02 609 52 00, ondernemingsnummer 457206827, is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van bewoners.

De personen die namens de verwerkingsverantwoordelijke optreden, zijn Johan François, namens de raad van bestuur, en Yves Liekens, algemeen directeur van het WZC Sint-Antonius.

Artikel 8. Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens 

§1. De persoonsgegevens over de gezondheid zullen overeenkomstig artikel 9, lid 3 van de GDPR uitsluitend onder toezicht en de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg worden verwerkt.

De centrale verantwoordelijkheid voor en het toezicht op de bewonersbestanden met persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, berust bij de coördinerend en raadgevend arts (hierna: de “CRA”), hierin bijgestaan door de directeur, voor de niet-medische en niet-verpleegkundige persoonsgegevens uit de bewonersbestanden, en door het hoofd bewonerszorg, voor de verpleegkundige- en paramedische gegevens.

§2. Binnen het WZC Sint-Antonius werd een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die tevens de functie van informatieveiligheidsconsulent uitoefent. De opdracht van de functionaris voor gegevensbescherming en van informatieveiligheidsconsulent wordt uitgeoefend door Sofie Van Loey.

Deze persoon is belast met het toezicht op alle aspecten in verband met de verwerking van persoonsgegevens, waaronder de beveiliging van persoonsgegevens en de uitoefening van de rechten van bewoners met betrekking tot hun persoonsgegevens. Zij staat het WZC bij met advies inzake al deze aspecten. Zij kan bovendien door iedere bewoner gecontacteerd worden in verband met alle aangelegenheden betreffende de verwerking van persoonsgegevens in het WZC Sint-Antonius via dpo@sintantoniuszaventem.be of 02 609 52 00.

Artikel 9. De bewerkers van de bewonersbestanden en hun bevoegdheid

§1. De interne raadpleging en verwerking van de persoonsgegevens van de bewoner geschiedt door de personen en binnen de perken zoals omschreven in deze paragraaf.

1. De persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, worden verzameld en verwerkt onder leiding van de CRA, zoals vermeld in artikel 8, §1 van dit Privacyreglement;
2. De (zelfstandige) artsen verbonden aan het WZC krijgen een gedelegeerde verantwoordelijkheid voor de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van de bewoner in de medische diensten of afdelingen waarin zij werkzaam zijn;
3. De personeelsleden en zelfstandige beroepsbeoefenaars verbonden aan de verschillende verpleegkundige en paramedische diensten van het WZC stellen de verwerkingsmodules op van de bewonersbestanden waarvoor ze respectievelijk de verantwoordelijkheid dragen;
4. De personeelsleden verbonden aan de keuken (incl. dieetkeuken) staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden met het oog op een geïndividualiseerde maaltijddistributie;
5. De personeelsleden van de verschillende medische secretariaten staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden met het oog op de afhandeling van de medische administratie;
6. De personeelsleden van de dienst opname, administratie en facturatie staan in voor het uitvoeren, bewaren, opzoeken en technisch verwerken van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden met het oog op de facturatie;
7. De personeelsleden van ondersteunende diensten, zoals de dienst informatica, staan in voor de technische verwerking van de persoonsgegevens tot geanonimiseerde gegevens, zowel met het oog op de door de overheid opgelegde doeleinden als met het oog op interne onderzoeks- en beleidsdoeleinden of voor de verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de administratieve ondersteuning van deze doeleinden;
8. De personeelsleden verbonden aan bewonerbegeleidende diensten staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden met het oog op de opvolging binnen respectievelijk de sociale, psychologische, palliatieve of pastorale dienst;
9. De personeelsleden van de ombudsdienst staan in voor de verwerking van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden in het kader van de ombudsfunctie;
10. De personeelsleden verbonden aan de apotheek staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de bewonersbestanden met het oog op de geneesmiddelendistributie;
11. De informatieveiligheidsconsulent en de functionaris voor gegevensbescherming verwerken persoonsgegevens in de bewonersbestanden voor zover dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun respectieve opdracht.

De onderscheiden bewerkers hebben enkel toegang tot die persoonsgegevens welke zij absoluut nodig hebben voor de uitvoering van hun taken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Bij een elektronisch bestand kan een lijst getrokken worden van wie zich toegang heeft verschaft tot het programma en de erin opgenomen informatie.

§2. Alle werknemers en medewerkers van het WZC die voor de uitvoering van hun taken toegang nodig hebben tot persoonsgegevens van bewoners hebben zich ertoe verbonden om bij het verwerken en het raadplegen van de bewonersbestanden de bepalingen van dit Privacyreglement en van de GDPR evenals alle andere beginselen inzake privacybescherming te eerbiedigen. Zij houden zich ook aan hun beroepsgeheim of aan een gelijkwaardige statutaire of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.

Artikel 10. Doorgifte van bewonersgegevens

§1. Binnen de grenzen van de artikelen 6 en 9 van de GDPR en voor zover dit noodzakelijk is voor de in artikel 6 van dit Privacyreglement vermelde doeleinden zijn de volgende categorieën van ontvangers gerechtigd om vanwege het WZC Sint-Antonius persoonsgegevens van bewoners te verkrijgen:

• verzekeringsinstellingen, voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de bewoner;
• het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de bewoner;
• betrokken bewoners of hun vertegenwoordigers binnen de grenzen van wat is bepaald in de Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de bewoner;
• overheidsinstanties die door een overheidsbeslissing daartoe gemachtigd zijn;
• externe behandelende zorgverstrekkers van de bewoner in het kader van de bewonerszorg bedoeld in artikel 6 van dit Privacyreglement;
• andere instanties, voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de bewoner;
• de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van het WZC of van de beroepsbeoefenaar aangesteld door het WZC, zonder toestemming van de bewoner, voor zover deze mededeling noodzakelijk is voor de verdediging van een recht in rechte of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• externe verwerkers waarop het WZC Sint-Antonius een beroep doet voor de verwerking van persoonsgegevens.

§2. Indien een doorgifte zoals bedoeld in §1 van dit artikel betekent dat de persoonsgegevens van de bewoner worden overgemaakt aan een land buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, dan zal de bewoner bijkomende informatie ontvangen over de gevolgen van deze doorgifte voor de veiligheid van zijn persoonsgegevens.

§3. Buiten de gevallen uiteengezet in §1 van dit artikel kunnen enkel anonieme gegevens worden uitgewisseld met andere personen en instanties.

Artikel 11. De organisatie van het circuit van de te verwerken persoonsgegevens over de gezondheid

De organisatie van het circuit van de te verwerken persoonsgegevens over de gezondheid verloopt als volgt:

• Invoeren en verwerken van gegevens op de wijze en door de personen zoals omschreven in artikel 7 van dit Privacyreglement;
• Overmaken van bescheiden en facturen aan verzekeringsinstellingen, bewoners en externe tarificatiediensten;
• Overmaken van medische gegevens aan externe behandelende zorgverstrekkers in het kader van de bewonerzorg zoals bedoeld in artikel 6 van dit Privacyreglement;
• Het geanonimiseerd overmaken van de in artikel 92 van de Ziekenhuiswet bedoelde gegevens aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid of aan de Vlaamse Gemeenschap.

Artikel 12. Procedure volgens dewelke gegevens geanonimiseerd worden

De personeelsleden van de dienst informatica staan in voor de technische verwerking van de persoonsgegevens tot geanonimiseerde gegevens. Deze anonimisering houdt in dat de persoonsgegevens redelijkerwijze niet meer herleidbaar zijn tot een individuele bewoner.

Persoonsgegevens mogen/kunnen slechts geanonimiseerd worden voor zover vaststaat dat het behoud van deze persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor de beoogde verwerking. Dit is onder meer het geval bij de volgende verwerkingen:

• de doorgifte van medische gegevens overeenkomstig artikel 92 van de Ziekenhuiswet aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid of aan de Vlaamse Gemeenschap.

Artikel 13. Beveiligingsprocedures

Alle nodige voorzieningen worden getroffen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens. Tevens worden de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de bewonersbestanden tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of vertrekking daarvan, zoals onder meer pseudonimisering en procedures voor het testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de beveiligingsmaatregelen. Geïnformatiseerde programma’s beschikken over een toegangscontrole (a priori) en kunnen ook een lijst bijhouden van toegangsloggings (a posteriori).

Artikel 14. Bewaartermijnen 

§1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften geldt, te rekenen vanaf het laatste ontslag of de laatste behandeling van de bewoner, voor de persoonsgegevens die identificatie toelaten, een bewaartermijn van minimaal:

• 30 jaar voor medische gegevens,
• 20 jaar voor verpleegkundige gegevens,
• 7 jaar voor facturatiegegevens uit de bewonersbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp, van de individuele factuur en van de verzamelfactuur,
• 2 jaar en maximaal 5 jaar voor de overige persoonsgegevens,
• 1 jaar voor de afgehandelde dossiers van de vertrouwensdienst.

§2. Indien de bewaartermijn verstreken is, worden de betreffende persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd binnen een termijn van één jaar. Voor de medische module sensu stricto kan dit enkel gebeuren mits akkoord van de behandelende huisarts(en) of, bij ontstentenis, door de CRA.

§3. Vernietiging kan evenwel achterwege blijven wanneer:

• hetzij de bewaring is vereist op grond van een wettelijk voorschrift;
• hetzij de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de levensverwachting van de bewoner, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van zijn rechtverkrijgenden;
• hetzij over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de bewoner en de behandelende huisarts of, bij ontstentenis, de CRA.

§4. Indien de betreffende gegevens zodanig verwerkt zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijze onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

Artikel 15.  Onderlinge verbanden, verbindingen en raadplegingen

De volgende onderdelen van de bewonersbestanden zijn deels elektronisch, deels manueel:

1. Administratieve gegevens

• • Bewoneridentificatiegegevens: naam, geslacht, geboortedatum, uniek bewonersnummer, rijksregisternummer, adresgegevens, familiale gegevens, contactadressen
  • Mutualiteitsgegevens en gegevens van andere verzekeringsorganismen
  • Administratieve opname- en verblijfgegevens: opname- en ontslagdata, behandelende artsen, verblijfslocaties (afdeling-kamer-bed)
  • Sociaal dossier
  • Maaltijddistributie
  • Diverse ondertekende verantwoordingsstukken (opnameverklaring, kamerkeuzeformulier, algemene voorwaarden, …)

2. Medische en verpleegkundige gegevens

• • Kritische gegevens (bloedgroep, allergieën)
  • Fysische parameters (gewicht, lengte, …)
  • Reden van opname, diagnoses
  • Ingrepen
  • Verpleegkundige aandachtspunten en observaties
  • Aanvragen en resultaten (labo, RX, EKG, …)
  • Medische verslagen
  • Medicatie
  • Verpleegkundige verzorging, inclusief het zorgenplan
  • Minimale verpleegkundige, klinische, psychiatrische gegevens (MVG, MKG, MPG)
  • Beeldmateriaal
  • Voortgangsnota’s van diverse zorgverstrekkers

3. Facturatie- en financiële gegevens

• • Geleverde prestaties en producten
  • Verblijfgegevens, verpleegdagen, forfaits
  • Betalingstoestand van de bewoner en de verzekeringsorganisatie
  • Debiteurengegevens

De onderlinge verbanden, verbindingen en raadplegingen van deze geautomatiseerde onderdelen zijn vastgelegd op bewonersniveau door middel van een uniek bewoners- en contactnummer.

Artikel 16. Verwijderen van gegevens

De gegevens uit de bewonersbestanden worden verwijderd:

• bij het verstrijken van de bewaartermijn, zoals bepaald in artikel 15 van dit Privacyreglement
• in de gevallen bepaald door of krachtens de wet
• bij het gerechtvaardigd verzoek daartoe van iedere belanghebbende, of
• ingevolge een gerechtelijke beslissing

Artikel 17. Rechten en mogelijkheden van verweer van de bewoner in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

§1. Uiterlijk op het moment van de verzameling van persoonsgegevens die op de bewoner betrekking hebben, wordt de bewoner overeenkomstig de bepalingen van de GDPR geïnformeerd over de verwerking van deze gegevens en de rechtsgrond voor deze gegevensverwerking via het opnameformulier, de onthaalbrochure of de website van het WZC Sint-Antonius www.sintantoniuszaventem.be. Verder ligt een exemplaar van dit Privacyreglement aan het onthaal ter inzage. Hiervan kan desgewenst een afschrift verkregen worden.

§3. De bewoner die hierom verzoekt, heeft het recht om vanwege de verwerkingsverantwoordelijke kosteloos kennis te krijgen en eenmalig kosteloos een kopie te krijgen van:

• het al dan niet bestaan van verwerkingen van op haar of hem betrekking hebbende persoonsgegevens;
• de gegevens zelf die worden verwerkt en alle beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens, tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht op inzage worden uitgesloten;
• de doeleinden van deze verwerkingen;
• de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de bewaartijd van deze gegevens;
• de categorieën ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt;
• de rechten van de bewoner met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens;
• de bron van deze persoonsgegevens, indien ze niet bij de bewoner zelf werden ingezameld;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming op basis van deze persoonsgegevens, alsook de onderliggende logica en de gevolgen van die besluitvorming.

§4. De bewoner die hierom verzoekt, heeft bovendien het recht om door de verwerkingsverantwoordelijke kosteloos alle onjuist of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarbij kan de bewoner tevens vragen dat zijn persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) totdat de juistheid van zijn persoonsgegevens werd gecontroleerd. Slechts indien de verwerkingsverantwoordelijke vaststelt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, moeten ze worden verbeterd of aangevuld.

§5. De bewoner heeft voorts het recht om te vragen dat de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van zijn persoonsgegevens overmaakt aan die bewoner en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon naar keuze van de bewoner, en dit in een formaat dat toelaat om deze persoonsgegevens gemakkelijk over te dragen. Dit recht geldt evenwel enkel voor persoonsgegevens verstrekt door de bewoner die via geautomatiseerde procedés verwerkt worden louter op grond van een uitdrukkelijke toestemming van de bewoner én voor zover de overdracht de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

§6. Indien de bewoner meent dat zijn persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan hij verzoeken dat zijn persoonsgegevens definitief gewist worden. In plaats van wissing kan de bewoner als alternatief ook vragen dat zijn persoonsgegevens wel opgeslagen blijven, maar niet verder worden verwerkt (behalve in bepaalde wettelijk omschreven gevallen).

De verwerkingsverantwoordelijke is echter niet verplicht om de persoonsgegevens te wissen indien ze nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden overeenkomstig de GDPR.

§7. Tenzij de verwerking nodig is voor dwingende gerechtvaardigde redenen, kan de bewoner de verwerking van zijn persoonsgegevens die louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of op de uitoefening van een taak van algemeen belang of van openbaar gezag, doen staken door een bezwaar hiertegen in te dienen. In afwachting van het antwoord van de verwerkingsverantwoordelijke kan de bewoner verzoeken om die persoonsgegevens alvast tijdelijk niet verder te verwerken (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen).

Eventuele verwerkingen met het oog op direct marketing-doeleinden kan de bewoner in elk geval doen staken door een bezwaar in te dienen.

§8. Buiten de gevallen bedoeld in de paragrafen 4, 6 en 7 van dit artikel kan de bewoner eveneens verzoeken dat zijn persoonsgegevens nog wel worden bewaard, maar niet verder worden verwerkt (behoudens in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) indien de verwerkingsverantwoordelijke ze niet meer nodig heeft, maar de bewoner ze nog wel nodig heeft in het kader van een rechtsvordering.

De wettelijk bepaalde gevallen waarin de verwerking alsnog kan plaatsvinden, ondanks het verzoek van de bewoner om zijn persoonsgegevens voorlopig niet verder te verwerken, zoals bedoeld in de paragrafen 4, 6, 7 en 8 van dit artikel, zijn de volgende:

• indien de bewoner zijn specifieke toestemming geeft;
• indien de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens nodig heeft in het kader van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of
• om gewichtige redenen van algemeen belang.

§9. De bewoner die hierom verzoekt, heeft bovendien steeds de mogelijkheid om zich te verzetten tegen geautomatiseerde verwerkingen van zijn persoonsgegevens met het oog op een individuele besluitvorming die voor de bewoner rechtsgevolgen of gevolgen met een soortgelijke impact meebrengen.

De verwerkingsverantwoordelijke is niet verplicht om op dit verzoek in te gaan indien hij zich kan beroepen op een wettelijke bepaling of een uitdrukkelijke toestemming van de bewoner.

§10. Voor de uitoefening van zijn rechten bedoeld in de paragrafen 2 tot en met 9 van dit artikel kan de bewoner een verzoek indienen bij de DPO, Hoogstraat 52, 1930 Zaventem, tel. 02 609 52 00.

Na indiening van het verzoek van de bewoner zal de bewoner een ontvangstbevestiging ontvangen en zal de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden na de indiening van het verzoek. In dat geval zal de verwerkingsverantwoordelijke dit meedelen aan de bewoner.

Indien het verzoek van de bewoner onduidelijk is of indien er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de nodige bijkomende informatie opvragen. Indien de verzoeker weigert om de nodige informatie te verstrekken, kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren.

De verzoekprocedure is kosteloos voor de bewoner. Indien het verzoek van de bewoner echter kennelijk ongegrond is of indien de bewoner buitensporig gebruik maakt van zijn rechten, met name indien hetzelfde verzoek overmatig repetitief wordt ingediend, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren ofwel een redelijke vergoeding aanrekenen naargelang de administratieve kosten die gepaard gaan met deze verzoeken.

§11. Indien de bewoner van mening is dat de bepalingen van dit Privacyreglement of van de GDPR niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de bewoner zich rechtstreeks wenden tot:

• de in artikel 8, §2 en 3 van het Privacyreglement vermelde personen;
• de Gegevensbeschermingsautoriteit; en/of
• de bevoegde rechter.

Artikel 18. ​​​​​Inwerkingtreding en wijzigingen

§1. Uiterlijk op het moment van de verzameling van persoonsgegevens die op de bewoner betrekking hebben, wordt de bewoner overeenkomstig de bepalingen van de GDPR geïnformeerd over de verwerking van deze gegevens en de rechtsgrond voor deze gegevensverwerking via het opnameformulier, de onthaalbrochure of de website van het WZC Sint-Antonius http://www.sintantoniuszaventem.be. Verder ligt een exemplaar van dit Privacyreglement aan het onthaal ter inzage. Hiervan kan desgewenst een afschrift verkregen worden.